Lista zadań – system drzewiasty

Popatrzyłam ostatnio na swoje listy zadań. Działają całkiem nieźle, chociaż nie są krótkie. Ostatnimi czasy całkiem nieźle idzie mi ich realizowanie  – może nie w 100%, ale uznaję że jeżeli na przestrzeni tygodnia lista zadań została zrealizowana w 70-80% to już spektakularny sukces.

Oprócz tego, że ewidentnie mobilizowanie się do realizacji zadań idzie mi ostatnio nieco lepiej, pomaga mi też sam sposób komponowania listy. Od pewnego czasu zaczęły one przypominać strukturę drzewiastą, podobnie ja układ folderów na dysku. Zaczęłam od niezbyt świadomego użycia tego zabiegu, po czym zaczęłam z tego korzystać bardzo celowo.

Nie wprowadzam tu żadnej nowości. WBS, czyli work breakdown structure, to jedna z technik zarządzania projektami (opisana w PMBOK 5). Chodzi o szybkie rozpisanie głównych zadań  i od razu podzielenie ich na mniejsze kroki. Banalne, ale działa, ponieważ:

• Traktuję tydzień trochę jak projekt. Mam określoną listę zadań, które powinny zostać ukończone w tym odcinku czasowym.
• Każde większe bądź mniej ekscytujące zadanie zostaje podzielone na proste kroki, najlepiej takie do 10 minut. Wtedy łatwiej się zmobilizować żeby zrealizować chociaż jedno, odhaczyć, mieć z głowy i obserwować jak lista topnieje.
• Grupuję zadania – jeżeli mam do zrobienia kilka podobnych zadań to dostają one wspólny nagłówek.

Doszłam już do tego, że nie tylko rozpisuję tak tydzień, ale też konkretne duże zadania (czy projekty) do zrealizowania czy to w pracy czy w życiu prywatnym. Szczególnie jeżeli jest to zadanie rozciągnięte w czasie i którego części zależą też od innych osób. Ma tutaj dwa przykłady:

Projekt w pracy

To jest szkielet faktycznego projketu, który realizuję. Z przyczyn oczywistych nie podzielę się szczegółami, więc przyznaję że w takiej formie wygląda on nieco ogólnie.

Ale sens pozostaje ten sam:

• Podział na fazy, z których każda ma swój „produkt” czyli rezultat jaki chcę osiągnąć.
• Każda faza dodatkowo rozgałęzia się na poszczególne zadania. Mogą to być zadania jak tutaj dotyczące określonych osób, ale mogą to też być określone typy rozwiązań do przeanalizowania. Zależnie od specyfiki zadania.

Projekt z życia prywatnego

Tutaj mogłam już podać nieco więcej szczegółów :). Lista zadań do zrealizowania na taką powiedzmy wieczorną kolację urodzinową dla Michała. Tu już bardziej poszalałam z ornamentami, hihi.

Zasada działania podobna:

• Mimo, że zadania nie są podobne, to składają się na jeden, wspólny efekt.
• Tutaj wszystkie zadania muszą być zrealizowane do mniej więcej tej samej daty, więc nie były dzielone na fazy tylko na kategorie. Osobno wydzieliłam dekoracje, menu czy sprzątanie.
• Tutaj też ładnie widać, że nie każde zadanie trzeba dzielić i rozgałęziać. Niektóre po prostu zostaną jednopunktowo.

Jednak jeżeli chcemy rozpisywać takie projekty w postaci osobnych list zadań, to też trzeba nad nimi panować. I można to robić na dwa sposoby, z których korzystam wymiennie:

• Wpisywać do tygodniowej listy zadań kroki z innych list
• Raz w tygodniu robić sobie punkt kontrolny, którego celem jest zbadanie czy wszystkie duże zadania czy projekty posuwają się naprzód.

I to w sumie tyle :). Jak dla mnie główną zaletą systemu jest przejrzystość. Mając jedną, długaśną listę zadań łatwo poczuć się przytłoczonym. Ta mała wizulana ingerencja mi osobiście bardzo pomogła.