fbpx

Priorytety zadań – łatwe decydowanie

Bardzo wiele moich przemyśleń opiera się ostatnio o priorytety. Mówiłam i pisałam o tym już kilkukrotnie ostatnio. Myślę, że to dość powszechna sytuacja: mało  czasu, za dużo zadań. Nie ja jedyna doświadczam sytuacji pt. „nie wiem w co ręce włożyć”. Oczywiście można się tym denerwować i na to narzekać. Jest to pewien mechanizm radzenia sobie z tym („cope mechanism” w angielskim brzmi znacznie lepiej…). I jakkolwiek miewam momenty narzekania, to jednak raczej jestem skłonna szukać rozwiązania.

Będąc realistką wiem, że ilość zadań mi się nie zredukuje, może ewentualnie  urosnąć.  Z wielu powodów (tryb pracy, zmieniające się potrzeby, wymagania zewnętrzne) nie mam na to wpływu. Natomiast sama realizacja i sposób w jaki do niej podejdę jest wyłącznie po mojej stronie.

I tu właśnie wkraczają priorytety, niekoniecznie całe na biało. W zarządzaniu jest tych metod mnóstwo. Jest 60:40, ALPEN, PARETO, ABC. Tyle, że według mnie jakkolwiek one się świetnie sprawdzą w biznesie czy zarządzaniu pracą zespołu, to mi już one niekoniecznie odpowiadają jako narzędzie do codziennej pracy z samą sobą. Aczkolwiek piękno tej sytuacji polega na tym, że mając do wyboru tak wiele nardzędzi, można je zmieniać, miksować i wywracać na lewą stronę.

Dla mnie jednak działają dwie metody, które stosuję wymiennie, zależnie od sytuacji i najczęściej bardzo intuicyjnie, wręcz pół świadomie.

Macierz Eisenhowera

Taką najbardziej ustrukturyzowaną metodą, która utkwiła mi w głowie już ładnych parę lat temu jest macierz Eisenhowera. Ten pan był uważany za  jednego z najbardziej produktywnych prezydentów USA. Więc chyba coś tam jednak wie na ten temat. Słowo macierz brzmi groźnie i trudno, ale sprawa jest bardzo prosta. Każde zadanie podlega dwóm kryteriom:

  • Ważności  – jak istotne jest wykonanie zadania
  • Pilności – do kiedy musi być zrealizowane, ewentualnie czy w ogóle jest termin

To zwyczajna tabelka podzielona na cztery części opisująca priorytety różnego typu:

Macierz Eisenhowera

Zastosowanie macierzy

  1. Zadania ważne i pilne – w zasadzie to ta sekcja powinna być pusta. Jeżeli coś jest dla mnie ważne, powinno być odpowiednio wcześniej zaplanowane i zrealizowane, więc nie ma prawa być pilne. Jeżeli jednak już tak się zdarzy, że jakieś zadanie przekisiło się dłuższy czas lub zwyczajnie pojawiło się nieoczekiwanie, to tutaj mamy najwyższy, krytyczny priorytet. W skrócie – świat się zawali jak go nie zrealizuję.
    • Przykład: Zapomniane zeznanie podatkowe – konsekwencją nieterminowej realizacji będzie kara finansowa.
  2. Zadania ważne i niepilne – tutaj wchodzą wszystkie moje cele i aspiracje długofalowe. Czyli takie zadania, które  są dla mnie ważne w szerszym kontekście rozwoju i dążenia do określonej wersji życia. Jednak nie są to najczęściej zadania, które mają jakiś ścisły termin i nie jest on z pewnością ustalony zewnętrznie. Jeżeli jakikolwiek termin mam, to ustaliłam go sobie sama dla własnej mobilizacji.
    • Przykład: Film na YouTube 2 razy w tygodniu. Jest to dla mnie ważne w kontekście chęci rozwijania swojego kanału, ale nie czekają mnie żadne wymierne konsekwencje jeżeli go nieopublikuję. Jedyne co się zdarzy, to odsunięcie w czasie realizacji moich celów.
    • Przykład 2: Rozpoczęcie własnego biznesu. Na szczęście nic mnie w tej chwili nie goni, bo mam stałe  zatrudnienie. Jednak  jest dla mnie ważnym żeby stworzyć sobie własne miejsce pracy, które docelowo będzie moim głównym zajęciem.
  3. Zadania nieważne, ale pilne – to są wszystkie te zadania, które obiektywnie nie są dla mnie jakoś bardzo ważne, ale mają zbliżający się termin realizacji. Niestety, z mojego doświadczenia spora część zadań ląduje u mnie w tej kategorii:
    • Przykład: Koniec promocji w sklepie internetowym – kolejna torebka może i nie jest bardzo ważan dla mnie w szerszym kontekście, ale promocja trwa tylko do jutra. A w pełna cena graniczy z obłędem.
    • Przykład 2: Pranie w pralce, o którego wywieszenie prosi Michał  – nie chce mi się jak  nie wiem co i w skali mojego życia nie jest to jakiś szalenie ważny problem. Jednak jeżeli nie zrobię tego w ciągu kilku godzin, to stanę w obliczu karcącego milczenia (z którego powodami się w sumie zgadzam). Opcja odsunięcia tego w czasie tym bardziej nie wchodzi w grę. Im dłużej zwlekam tym będzie gorzej.
  4. Zadania nieważne i niepilne – metodą eliminacji, lądują tu zadania, które nie pasują do żadnej powyższej  kategorii. Jest spora szansa, że są to zadania narzucane przez inne osoby na nas. Te zadania to też idealni kandydaci do automatyzacji. Dla przykładu w bieżącym tygodniu mam na liście:
    • Przykład: Przesadzenie kwiatków doniczkowych – no ani to ważne strategicznie, ani jakieś bardzo pilne. Tyle już wytrzymały, to jeszcze trochę postoją

I teraz najważniejsze – ta matryca siedzi w mojej głowie. Nie korzystam z niej w sensie praktycznym i nigdzie jej nie zapisuję. Mam jedynie w planerze ją opisaną tak, żebym  mogła zerknąć na ten szablon kiedy nie do końca pamiętam jak to szło. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie żeby sobie tak zadania w cyklu tygodniowym rozpisywać. Kwestia gustu 🙂

Jedyne na co zwracam uwagę to elastyczność. Podobnie jak mówiłam o tym przy okazji work-life balance, warto pamiętać, że nasze potrzeby w czasie się zmieniają, podobnie jak priorytety. Dlatego też, priorytetu muszą za dym nadążać i dobrze jest dostosowywać je do sytuacji. Inaczej można się zajeździć.

Koszt niewykonania

A jak już przy przemęczeniu jestem – cała powyższa metoda może i dobrze wygląda, ale jest zdecydowanie mocno rozbudowana. Alternatywą, którą stosuję kiedy jestem zmęczona, jest wieczór a ja nie mam ochoty na żade rozbudowane, hiper-wyrafinowane analizy jest koszt niewykonania. Czyli po prostu, na szybko, patrząc na listę zadań oceniam jakie konsekwencje mnie spotkają nazajutrz jeżeli nie zrealizuję danego zadania. Dla przykładu:

  • Nie zrobienie obiadu na jutro do pracy – wydam pewnie więcej na lunch i będę musiała go zorganizować ad hoc. Większa szansa, że zjem coś niezdrowego. Jednak od jednego razu świat się nie zawali.
  • Brak zamówienia prezentu na zbliżające imieniny mamy – jeżeli opóźnię zamówienie, jest spora szansa, że nie paczka nie dotrze na czas. Nie stanie się nic strasznego, ale dla mnie ważne jest żeby prezent pojawił się w terminie.

Czy te metody w 100% zawsze na mnie działają? A gdzie tam. Wiem natomiast, że bez nich funkcjonowałabym znacznie gorzej i realizowała bym dużo mniej zadań. I dużo częściej ogarniałaby mnie  panika przy zerkaniu na listę zadań, gdzie nie obowiązują priorytety.