System organizacji – metoda, narzędzia, aplikacje

Z jednej strony większość życia łapię wiele srok za ogon. Z drugiej lubię mieć wszystko pod kontrolą. A do tego jest potrzebny dobry system organizacji. I chociaż moja wersja jest zmienna w czasie i skrojona stricte pod moje potrzeby, to jednak metoda doboru narzędzi jest uniwersalna. Mimo, że na pierwszy rzut oka wygląda skomplikowanie, to w rezultacie ułatwia życie.

Przechowywanie i przepływ informacji

Kluczem do mojego systemu jest odpowiednie segregowanie informacji i przechowywanie ich. Dzięki temu w odpowiednim momencie mogę znaleźć dokładnie to czego szukam. I nie oznacza to, że potrzebuję mieć dostęp do wszystkiego, zawsze i wszędzie. Lubię też uczucie pustej głowy, dlatego wyciągam z niej ile się da – zadania, pomysły, dziwne skojarzenia. Wszystko ląduje w odpowiednich miejscach tak, żebym mogła to łatwo znaleźć gdy zajdzie taka potrzeba.

Podstawa: Bujo

Centrum dowodzenia jest cały czas bullet journal. To narzędzie po które sięgam najczęściej. Tam znajdują się moje codzienne zapiski, tygodniówki, rozpiski miesięczne, listy zadań. Na jego stronch dzieje sie faktyczna, codzienna praca. Dlatego też wędruje ze mną w zasadzie wszędzie. A że ręczne pisanie mnie relaksuje i układa w głowie, to też główne organizacyjne narzędzie jest właśnie tym papierowym.

Czarna skrzynka

Drugim i ostatnim fizycznym elementem jaki zawiera mój system organizacji jest czarna skrzynka. To mały zeszycik, który zawiera dane nie zmieniające się w czasie. Są tam więc daty urodzin czy imienin rodziny, moje spisane wartości, ostatnia wola czy hasłownik. Trzymanie tych informacji na papierze jest też w moim odczuciu bezpieczniejsze. Do zeszytu offline ciężej się włamać. Ale to też oznacza, że w świecie materialnym muszę mieć go na oku.

Z tego źródła informaji korzystam relatywnie rzadko, ale dzięki temu, że trzymam je osobno, nie muszę za każdym razem przepisywać wielu stron do nowego bujo. Z reszta, już kiedyś opowiadłam o planerze bez przepisywania.

Kluczowe aplikacj

Oprócz bujo, zawsze mam też pod ręką telefon. Stąd kilka aplikacji, które uzupełniają mój bullet journal i wspierają gdy nie mam go pod ręką. I jak to zwykle bywa, najprostsze rozwiązania są najlepsze. Dlatego Google Calendar przechowuje moje wydarzenia i przypomnienia, a Google Keep troszczy się o moje dynamiczne listy (jak lista zakupów) i szybkie notatki. W obu systemach mam możlwość współdzielenia informacji z Michałem. Dzięki temu nie dublujemy produktów spożywczych ani wydarzeń towarzyskich. Nie żebyśmy tych drugich mieli jakoś specjalnie dużo w ostatnim czasie…

A relatywnie nowym elementem jest mój Rodzinny prezentownik, w którym przechowuję swoją wiedzę o bliskich i przyjaciołach. Dzięki temu mam w jednym miejscu zebrane adresy, pomysły na prezenty i preferencje. W takim systemie łatwiej na szybko ogarnąć czyjeś urodziny czy rocznicę ślubu.

Drugorzędne aplikacje

Od paru lat nie rozstaję się też z OneNotem. Bardzo fajnie sprawdza się do przechowywania źródeł i organizowania researchu na dany temat. Pozwala na sporo elastyczności z linkami, zdjęciami, tekstem czy nawet rysunkami odręcznymi. Dłuższe teksty też zwykle w nim spisuję żeby móc łatwo przekopiować w inne miejsca sieci. A rozszerzeniem mojej bazy ciekawych linków jest Pinterest. Który z resztą sam w sobie też jest moims stałym źródłem inspiracji i miejscem poszukiwania pomysłów. Dzięki możliwości segregowania na tablicach, wszystko ładnie komponuję tematami. Trzymam tam też np. swoją wishlistę, do której dostęp dałam najbliższym. I regularnie ją uzupełniam ;).

Wszystkie drogi prowadzą do celu

Wszystkie narzędzia i aplikacje z których korzystam przetestowałam na sobie. Wiem z praktyki, że dzięki temu jak wygląda mój system organizacji, rzadko mi cokolwiek umyka. Panuję zarówno nad własnymi zadaniami jak i pamiętam o innych osobach. W rezultacie na co dzień wbrew pozorom za wiele nie myślę o planowaniu czy organizowaniu. System prowadzi się niejako sam, trochę jak taki proces w tle. Aktywnie zaglądam do moich źródeł na dłużej w zasadzie tylko na początku miesiąca. Wtedy opracowuję strategię. A na co dzień skupiam się na realizowaniu. I jak dla mnie to jest kwintesencja tej metody, żeby za dużo nie myśleć ;).